Active Sourcing kann ein mächtiges Recruiting Werkzeug sein – oder ein schwarzes Loch für Zeit und Ressourcen. Der Unterschied liegt in den KPIs. Doch welche Zahlen zeigen wirklich, ob deine Strategie funktioniert?

Key Takeaways

• Rücklaufquoten sind nicht alles – aber ein wichtiger Anfang

• Nur wer messbar sourct, kann sinnvoll optimieren

• Ohne Echtzeitdaten bleibt jeder Prozess blind

• KPIs schaffen Transparenz und sichern Recruiting Erfolge ab

Warum Active Sourcing nur mit KPIs funktioniert

In vielen Teams läuft Active Sourcing noch immer nach Gefühl. Man glaubt zu wissen, welche Nachrichten funktionieren, wie viele Profile man täglich anschreibt und wann gute Zeiten für die Ansprache sind. Doch ohne belastbare Daten bleibt alles Spekulation.

Recruiting braucht Messbarkeit – vor allem dann, wenn Zeitdruck und Fachkräftemangel zunehmen. KPIs helfen dabei, herauszufinden, ob deine Ansprache funktioniert, welche Zielgruppen reagieren und wo deine Prozesse blockieren.

Ohne KPIs fehlt die Grundlage für jede Verbesserung. Mit KPIs wird aus Bauchgefühl ein steuerbarer Funnel.

Takeaway: Active Sourcing kann nur dann strategisch wirken, wenn du weißt, was es bringt.

Diese KPIs solltest du regelmäßig im Blick behalten

Es gibt unzählige Kennzahlen im Recruiting – aber nicht alle sind für Active Sourcing wirklich relevant. Entscheidend ist, jene zu identifizieren, die Aussagen über Qualität, Effizienz und Wirkung treffen.

Wichtige Kennzahlen im Active Sourcing:

• Antwortquote: Wie viele Kandidatinnen reagieren auf deine Ansprache?

• Interviewrate: Wie viele dieser Reaktionen führen zu einem Termin?

• Time to First Response: Wie schnell kommen Rückmeldungen?

• Follow up Performance: Wie viele Antworten kommen erst nach dem zweiten Kontakt?

• Cost per Response / Interview: Wieviel Aufwand steckt hinter einem qualifizierten Lead?

Diese KPIs zeigen, ob dein Aufwand gerechtfertigt ist – oder ob du deine Ressourcen verpuffst.

Takeaway: Nur was du misst, kannst du optimieren – alles andere bleibt Hoffnung.

Was KPIs über deine Sourcing Strategie verraten

Kennzahlen sind mehr als ein Reporting-Tool – sie helfen dir, strategische Entscheidungen zu treffen. Eine hohe Öffnungsrate bei geringer Interviewquote? Dann stimmt vielleicht die Message nicht. Viele Nachrichten ohne Rücklauf? Vielleicht passt das Timing nicht oder du erreichst die falsche Zielgruppe.

Richtig eingesetzt zeigen KPIs:

• Wie relevant dein Wording ist

• Ob du die richtigen Kandidatinnen ansprichst

• Wann und wie oft du nachfassen solltest

• Wo der Engpass im Funnel liegt

Takeaway: KPIs helfen dir, aus Mustern zu lernen – und gezielt besser zu werden.

Wie du KPIs sinnvoll erhebst und nutzt

Viele Recruiter:innen erfassen KPIs entweder gar nicht – oder in manuell gepflegten Tabellen. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und liefert selten Echtzeitdaten. Besser: Nutze Tools, die Metriken automatisch erfassen und übersichtlich auswerten.

Was du brauchst:

• Klar definierte Zielgrößen (Antwortquote, Interviewrate etc.)

• Automatisiertes Tracking von Nachrichten, Reaktionen und Follow ups

• Ein Dashboard, das Echtzeit-Ergebnisse zeigt

• Regelmäßige Review-Zyklen zur Optimierung

So wird KPI Tracking nicht zur Kontrolle, sondern zum Hebel für bessere Ergebnisse.

Takeaway: Wer seine Zahlen kennt, trifft bessere Entscheidungen – täglich.

Fazit

Active Sourcing ohne KPIs ist wie Autofahren ohne Armaturenbrett: Du merkst erst zu spät, dass du vom Weg abkommst. Nur mit klaren, relevanten Zahlen kannst du entscheiden, was funktioniert – und was nicht. Wer das Recruiting der Zukunft gestalten will, braucht nicht nur ein gutes Gespür für Menschen, sondern auch ein solides Set an Kennzahlen, um Prozesse messbar, effizient und skalierbar zu machen.

was ist mit aurio?

aurio trackt automatisch alle relevanten KPIs im Active Sourcing – von der Öffnungsrate über Interviewbuchungen bis hin zur Effizienz jeder Nachricht. So behältst du den Überblick, erkennst Optimierungspotenziale und kannst deinen Recruiting Funnel datenbasiert steuern – ohne Mehraufwand.

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